Erstellung und redaktionelle Bearbeitung durch einen Redakteur
Prüfung und Freigabe durch einen Prüfer.
Nutzung durch die allgemeine Leserschaft
powerKNOW verfügt über verschiedene Optionen, um diese Arbeitsteilige
Organisation in kleinen Nutzergruppen vereinfachen zu können.
Ein neues Dokument wird durch die Benutzung des Links "[Neues Dokument]"
auf der 'Startseite (Suche + Treffer)' angelegt.
Nur Benutzer mit der Benutzerrolle Redakteur
können ein neues Dokument anlegen.
Daraufhin wird die 'Dokument-Editor-Seite'
angezeigt. Hier können alle Daten und Informationen, die zu einem
Knowledge-Dokument gehören gepflegt werden. Wenn das Editieren beendet ist
entscheidet der Benutzer, ob er das Dokument als fertig ("komplett")
kennzeichnen will. Mit solch einer Kennzeichnung legt er fest, das kein weiteres
Editieren des Dokumentes mehr nötig ist. Wenn der Benutzer auch Prüfer-Rechte
hat, kann er das Dokument auch gleich freigeben.
Wenn der Redakteur ein Dokument als 'komplett' gekennzeichnet hat, kann ein
Prüfer es ansehen und gegebenenfalls freigeben.
Erst vom Zeitpunkt der Freigabe an ist das Dokument für normale Leser sichtbar.
Falls das Dokument irgendwann einmal nicht mehr gebraucht wird, kann es
gelöscht werden. Die Möglichkeit zur Löschung von Dokumenten kann über
die Konfiguration an- oder abgeschaltet werden.
Es ist außerdem möglich ein freigegebenes Dokument zurückzuschalten auf
"komplett" bzw. auf "in Arbeit" und dann erneut Änderungen vorzunehmen.
Um diesen Lebenszyklus abzubilden, hat jedes Dokument einen der folgenden
Stati:
in Arbeit
Das Dokument wird noch weiter bearbeitet / editiert.
Ein Redakteur muss das Dokument erneut aufrufen und weiter bearbeiten.
komplett
Das Editieren des Dokumentes ist abgeschlossen. Der Redakteur hat
signalisiert, dass er keine weiteren Änderungen vornehmen muss.
Bisher hat aber kein Prüfer das Dokument freigegeben.
Ein Prüfer muss das Dokument öffnen und gegebenenfalls freigeben.
freigegeben
Das Dokument ist freigegeben für die allgemeine Leserschaft.
Normale Leser (solche, die weder Redakteur noch Prüfer sind) bekommen
nur Dokumente mit diesem Status zu sehen.
Kleine Arbeitsgruppen benötigen häufig nicht solch eine klare Trennung der
Benutzerrollen. In solch einem Umfeld ist es häufig hinderlich,
wenn mehrere Personen ein Dokument 'anfassen' müssen, bevor es
allgemein zur Verfügung steht.
powerKNOW hat zur Unterstützung solcher Gruppen folgende
Möglichkeiten:
Ein Benutzer kann mehrere Rollen innehaben
Häufig wird in kleinen Arbeitsgruppen ein Benutzer sowohl Experte als
auch Redakteur und Prüfer sein. Er bearbeitet also ein Dokument, das auf
seinen eigenen Erfahrungen beruht, von Anfang bis Ende.